如何使用公关电子邮件来提高日常生产力

电子邮件是提高工作效率的好工具，但它也可能有害，特别是如果人们花太多时间检查传入的电子邮件。事实证明，大多数人都是这样做的，这每天都在浪费大量时间，因此降低了生产率。

根据危机公关公司淮海锐思的各种研究，成年人平均每天花费6.3个小时检查和回复电子邮件。一些基本的计算将其浪费在每周31小时的浪费时间上。因此，我们认为使用电子邮件来提高生产力方面要学习的第一件事是–如何聪明高效地检查电子邮件。

优先次序
当然，与其他所有方面一样，优先级在此方面很有用。毋庸置疑，并非所有新消息都具有同等的重要性和优先级，因此从此处开始。

为了长期提高生产力，您需要学习确定优先级。这基本上意味着应该首先处理紧迫且时间紧迫的任务，而其余的则留待以后处理，而不仅仅是一些随机的“以后”。

为了有效地进行优先排序，请使用标签和不同的颜色。这些应该可以帮助您一眼确定需要尽快处理的电子邮件，并将它们与其他电子邮件区分开。

指定两个专用插槽，每天检查传入的消息
现在我们来谈谈上面提到的“后期”问题。要掌握有效的电子邮件检查技能，请每天指定两个专用插槽来处理收到的邮件。时间范围取决于您的日程安排和大多数重要电子邮件的到达时间，对于忙于管理远程团队的CEO，试图避免错误的客户支持代表以及兼顾多个客户的自由职业者而言，时间将有所不同。繁忙的商务人员通常在高峰时段检查收件箱，而其他人则在早上和晚上检查一次。最后，大多数9到5的上班族每天早上检查一次，午餐休息一次。

最佳地，您将考虑以下两个因素来选择时隙：

高峰时段
休息或空闲时间
重要的是要记住，如果您选择在繁忙的计划中检出新消息，则其他任务肯定会受到影响。多任务处理听起来不错，但实际上并不起作用。询问心理学家。

关闭通知
当然，如果您不关闭通知，那么时隙将无济于事。如果通知整天打扰您，则指定时间段的好处将浪费。

有些人只是在方便时关闭通知并返回收件箱，而其他人则设置自动消息，让发件人知道何时需要回复。没有办法说哪个更好，这取决于人，但是我们不赞成使用自动消息。

为什么？

首先，因为他们不区分标签，其次，因为接受者可能对这种做法不太满意。请记住，收件人面临着与您同样的问题–全天处理大量的传入消息。

使用电子邮件日历
使用电子邮件日历可以帮助您跟踪新消息。设置它需要一些时间，但这是一次性的工作。从那里，一切都会顺利进行。

如上所述，一个示例是使用不同的标签和颜色。您还可以创建Excel工作表来帮助您跟踪重要的发件人，而不是重要的电子邮件。这些可以是常规的业务合作伙伴，经理，团队成员等。您还可以添加评论-可以帮助您一眼分辨重要邮件和紧急邮件。

提示：如果您使用多个电子邮件帐户，请选择一个模板而不是多个模板。使用标签和颜色将它们分开。

要更进一步，请使用Gmail标签，以使收件箱更整洁。

撰写简短答复
也许最困难的部分是学习撰写简短的答复，但是该技能绝对值得您花时间。在大多数情况下，可以缩短电子邮件的长度，并在很大程度上减少电子邮件的数量，使其仅包含重要信息（基本上，即收件人希望收到的信息）。

提示：如果需要，可以创建多个签名；如果所有发件人都来自同一类别，则可以创建一个签名。只需将其附加到每个响应即可。从长远来看，这将帮助您节省大量时间。另外，为帮助您缩短实际花费的时间，尤其是在您可以轻松创建电子邮件时。

最重要的是，避免使用可以避免的句子和单词，包括复杂的短语和填充词。使您的电子邮件简短，清晰，简洁。

最后但并非最不重要的一点是，请注意主题行。它已经显示，主题行是电子邮件中最重要的元素，因为它们在其后宣布消息。我们已经看到了许多主题行写得不好的示例，即使来自恰好是业务伙伴的发件人也是如此。

像“你好乔”或“我已经收到您的消息”或“是[公司]的史蒂夫”之类的话，实际上并没有说太多，现在是吗？